Экспертиза ценности (сроков хранения) документов — это сложная процедура, которая позволяет:
- определить сроки хранения документов;
- отобрать бумаги, подлежащие длительному хранению;
- выявить документы, подлежащие уничтожению;
- подготовить дела для передачи в архив.
Документы, накопленные организацией за определенное время работы, необходимо периодически грамотно систематизировать. Для этого бумаги нужно рассматривать не по отдельности, а комплексно, для чего необходима отлаженная система, которая позволит чётко рассортировать и классифицировать большое количество документов.
При самостоятельной организации экспертизы ценности документов возможны многочисленные ошибки, например, отсутствие анализа каждого документа, а только поверхностное просматривание названий папок, при этом внутри любой папки могут оказаться бумаги, которые не соответствуют её названию. Таким образом, данные документы нельзя будет никуда сдать или уничтожить, поскольку содержимое не будет соответствовать результатам сделанной экспертизы.
Кроме того, часто неверно определяют сроки хранения договоров, которые бывают длящимися во времени, а непрофессионал ориентируется не на дату окончания срока договора, а на дату его заключения. Каждое дело и документ необходимо просматривать полистно очень внимательно, выявляя малейшие несоответствия с целью точного определения срока хранения документа и определения его дальнейшей судьбы.